۲-۴- دلایل پیدایش مدیریت دانش:

تحول از مدل کسب و کار صنعتی که در آن سرمایه های یک سازمان ، سرمایه های قابل لمس نظیر تجهیزات تولید ، ماشین ، زمین و غیره بودند به سمت سازمان هایی که دارایی اصلی آن ها مانند دانش و خبرگی غیر قابل لمس است.

حجم انبوه اطلاعات ، ذخیره الکترونیکی آن و افزایش دسترسی به اطلاعات ارزش دانش را افزوده است؛ زیرا فقط از طریق دانش است که این اطلاعات ارزش پیدا می‌کند ، دانش از این منظر که به تصمیم گیری و اقدام نزدیک تر است ارزش بیشتری از اطلاعات دارد؛ زیرا اطلاعات به تنهایی منجر به تصمیم نمی شود ، بلکه تبدیل اطلاعات به دانش است که به تصمیم و به دنبال آن به اقدام می‌ انجامد.

تخصصی تر شدن فعالیت ها ممکن است خطر از دست رفتن دانش سازمانی و خبرگی به واسطه انتقال یا اخراج کارکنان را به همراه داشته باشد ، و این مسئله نیاز به مدیریت دانش را آشکار می‌کند.

۲-۵- الزامات و پیش نیازهای سازمان برای مدیریت دانش:

مدیریت دانش عبارت است از یک فرایند سازمانی و سیستماتیک ویژه که در آن هر کسی مجاز به یافتن ، سازماندهی ، نگهداری ، به کاربردن ، توزیع کردن ، انتشار دادن و از نو خلق نمودن هر دو نوع دانش ضمنی و آشکار برای کارکنان به منظور ارتقا عملکرد سازمانی و خلق ارزش است(علوی و لیدنر، ۲۰۰۱).

مدیریت دانش همانند راهبرد مدیریتی جامعی که فناوری اطلاعات را با فرایند سازمانی تلفیق می‌کند ، عمل می کند.در اینجا تعریفی را متمرکز بر افراد ، ساختار و فناوری با قابلیت کاربرد آن در فعالیت ها معرفی می‌کنیم: مدیریت دانش فرآیندی است که در آن هر کارمند یا فرد می‌تواند قسمت سودمند از دانش را در زمان و مکان مناسب ، کشف کند ، به دست آورد ، پرورش دهد ، خلق کند ، عرضه کند ، پخش کند ، به اشتراک بگذارد ، نگهداری کند ، ارزیابی کرده و به کار گیرد . این امر با استقرار یک زنجیره ارتباطی بین منابع انسانی ، فناوری اطلاعات ، ارتباطات و نیز فراهم نمودن یک ساختار مناسب به منظور دستیابی به اهداف سازمانی ، انجام می‌گیرد.

مفهوم سیستم مدیریت دانش سازمانی^[۴۳] (OKMS) مفهوم جامع تری از مدیریت دانش و اجزا بلقوه آن ارائه می‌کند. OKMS ، اگر مبادله و نشر دانش را تسهیل نماید ، به عنوان سیستمی که فرایند یادگیری در سازمان را بهبود بخشیده و ارتقا می‌دهد ، عمل می کند. به طور آشکار یا ضمنی ، این سیستم ، ترکیبی پیچیده از زیر ساخت های فناورانه ، ساختار سازمانی ، فرهنگ سازمانی ، دانش و افراد است (مسو و اسمیت ، ۲۰۰۰).

همان طور که سازمان رشد می‌کند ، به منظور کسب و مدیریت دانش سازمانی ، ابعاد سطح بالاتری از طریق دانش،معیارهایگوناگون ‌و شاخص‌های ویژه بایدفراهمگردد.این سازمان راتحریک می کندتا سیستم های مبتنی بر فناوری های اطلاعاتی پیچیده تری را جستجو کند؛ به خصوص سیستم های مدیریت دانش برای اداره کردن فرایند های دانش در سازمان.‌بنابرین‏ ، همان‌ طور که سازمان ها رشد می‌یابند، فرایند هایشان پیچیده تر و تخصصی تر شده و این مستلزم فرایند های دانش محور اضافی برای اداره نمودن این پیچیدگی هاست(ویگ ، ۲۰۰۴).

بلوغ مدیریت دانش ، یعنی سطح مقدوراتی که در یک سازمان وجود دارد ، با ابعاد مختلف آن ها ، فرایند مدیریت دانش را تحت تاثیر قرار می‌دهد. هر سازمانی قبل از اینکه مدیریت دانش را پیاده کند، باید پیش نیازها و الزاماتی را مهیا نماید، این الزامات موارد زیر را در بر می‌گیرد:

۲-۵- ۱-الف – اهداف کلان:

پیش از اینکه یک سازمان بتواند مدیریت دانش را دنبال کند ، باید ابتدا اهداف خود را در قالب پروژه تعریف نماید. رولی (۱۹۹۹ ، ص ۴۱۶) این اهداف را ‌به این شکل بیان می‌کند: «ایجاد مخازن دانش برای ذخیره سازی دانش و اطلاعات» ، «بهبود دسترسی به اطلاعات » از طریق اتصال ، « تسهیل محیط مدیریت دانش» به منظور خلق ، انتقال و استفاده مؤثر آن و بالاخره «مدیریت کردن دانش به عنوان یک سرمایه » و ارزش برای سازمان. سازمان باید هم اطلاعات و هم دانش را قبل از جایگذاری آن در مخازن ، رده بندی و مرتب نماید. مخزن مرکب از دانش غیر رسمی ، داخلی و بیرونی خواهد بود. دانش بیرونی از اطلاعات رقابتی تشکیل شده در حالی که دانش درونی ، تحقیقات و مستندات محصولات را بازگو می کند(راولی ، ۱۹۹۹، ص ۴۱۷).دانش غیر رسمی نیز به دانش افراد ‌در مورد چگونگی ایجاد اشیا مربوط می‌گردد. دستیابی ‌به این نوع دانش ، استفاده از آخرین فناوری ‌و همکاری خود کارکنان را مورد تأکید قرار می‌دهد. ابزار های خودکار جدید مانند پایگاه های داده ، به تسهیل دسترسی کمک می‌کنند. برای اینکه دیگران دانش را به دست آورند ، خبرگانی که دانش را در اختیار دارند ، لازم است آن را تسلیم نمایند. این دلیل اهمیت محیط است و محققان باید هنگامی که برای سیستم مدیریت دانش ، اطلاعات جمع‌ آوری می‌کنند ، از ارزش ها و هنجارهای فرهنگی آگاه باشند. در نهایت سازمان ها باید دارایی های دانشی را مدیریت کنند.

۲-۵- ۲- ب – تعیین اهداف عملیاتی

در هر سیستم مدیریت دانش موفقی ، اهدافی تعیین می‌شوند تا بر اطلاعات و دانش خاص تمرکز شود؛ به عبارت دیگر یک سیستم مدیریت دانش اثربخش ، تنها از اطلاعات حیاتی استفاده می‌کند. منابع عظیمی از اطلاعات وجود دارند که باعث می‌شوند کارکنان ساعت ها برای جستجوی داده های کلیدی که به آن ها کمک می‌کند ، زمان صرف کنند. مدیریت دانش به وسیله پالایش ، خلاصه سازی و طبقه بندی کاربران ، به کاهش این هزینه کمک می‌کند(هانی کات ، ۲۰۰۰). هدف دیگراین اقدام ، یکپارچه سازی اطلاعات از منابع مختلف درون و بیرون شرکت است. سیستم های مدیریت دانش امکان سازماندهی فراهم می‌کنند و به طور مؤثر اطلاعات یکی شده و مهم در فایل ها ، فولدر ها ، ایمیل ها ، اینترنت و در خواست ها را آشکار می‌سازند. از این طریق مدیریت دانش به سازمان برای تصمیم گیری مؤثر در هر زمان و هر مکانی چالاکی می‌دهد.

۲-۵- ۳-ج – تعریف و تعیین اطلاعات^[۴۴] سازمان