با توجه به تمامی موارد مطرح شده، به عبارت بسیار ساده مدیریت دانش را می‏توان به عنوان فرایند بهینه ‏سازی کاربرد سرمایه فکری به منظور دستیابی به اهداف سازمانی دانست (نیکولاس و سردان، ۲۰۱۱).

۲-۱-۵-تعاریف مدیریت دانش

مدیریت دانش مفهوم جدیدی نیست بلکه قدمت آن به قدمت کار بر می‌گردد. ویگ و پروساک ادعا می‌کنند که اصل و ریشه مدیریت دانش به ۳۰۰۰ سال قبل از میلاد مسیح برمی گردد، اگرچه به شکل تخصصی تحت این عنوان نبوده است (ویگ و پروساک^[۲۷]، ۲۰۰۹:‌ ۱۶).

تعریف مدیریت دانش توسط دانشمندان مختلفی ارائه شده که به برخی از آن ها اشاره می شود.

هیلبارد مدیریت دانش را فرایند به دست آوردن تخصص گروهی در یک شرکت می‌داند که بالاترین درآمد و ارزش را به وجود می آورد. به نظر وی این تخصص می‌تواند در پایگاه داده، اسناد و مغز افراد وجود داشته باشد و مبادله شود (هیلبارد^[۲۸]،۲۰۰۸: ۲۴).

به نظر بات مدیریت دانش فرایند ایجاد، تاثیر، ارائه، توزیع و کاربرد دانش است که این پنج عامل زمینه آموزش بازخورد و آموزش مجدد و یا حذف آموزش را فراهم می آورد. که معمولا برای ایجاد، نگهداری و احیا قابلیت های سازمانی مورد نظر است (بات^[۲۹]، ۲۰۰۸: ۲۴).

رادینگ، مد یریت دانش را شیوه شناسایی، در اختیار گرفتن، سازماندهی و پردازش اطلاعات جهت خلق دانش می‌داند که پس از آن توزیع می شود و در دسترس دیگران قرار می‌گیرد تا برای خلق دانش بیشتر استفاده شود (رادینگ، ۱۳۸۳: ۲۹).

جی میکائیل و جرالداس، مدیریت دانش را نوعی فناوری می‌داند که به دانش تأکید دارد و بر آن است تا از طریق به کارگیری مؤثر دانش به حل مشکلات بپردازد. از بررسی و جمع بندی مطالب مختلف نگاشته شده درباره مفهوم مدیریت دانش سرانجام ‌به این تعریف دست می یابیم که مدیریت دانش عبارت است از فرایند ایجاد جمع‌ آوری، سازماندهی، انتشار و بهره برداری از دانش (جرالداس، ۲۰۰۳: ۴۷).

۲-۱-۶-اهمیت مدیریت دانش

در گذشته ای نه چندان دور، قدرت و مزیت رقابتی یک سازمان یا یک جامعه انسانی دسترسی بیشتر به منابع مادی محسوب می شد (انصاری و همکاران، ۲۰۱۲). اما اکنون شرایط به کلی متحول شده، با گذار از انقلاب صنعتی و ورود به هزاره جدید، موتور محرک رشد سازمان ها به منابع مادی و سرمایه محدود نمی شود بلکه مهم ترین متغیر رشد همه جانبه سازمان ها و بنگاه های اقتصادی عصر حاضر، ” دانش ” است (داونپورت و گروور، ۲۰۰۱). دانش، به یکی از مهم ترین منابع راهبردی سازمان ها تبدیل شده، از آن هنگام تولید دانش برای کسب مزیت رقابتی و موفقیت سازمان ها ضروری شده است (نوناکا، ۱۹۹۵). و امروزه، اصلی ترین مزیت رقابتی برای سازمان ها توان آن ها در مدیریت دانش محسوب می شود (رحمانی یوشانلوئی،۱۳۹۰). عمده ترین سرمایه سازمان های تولیدی و خدماتی عصر حاضر، دانشی است که به آن دسترسی دارند. سازمان هایی می‌توانند پیشرو و پیشتاز باشند که قادرند بیشترین، معتبرترین و به روزترین دانش بشری را در حوزه کسب و کارشان در اختیار گیرند و از آن استفاده بهینه کنند و با تصرف دانش، خرد و تجربیات با ارزش افزوده کارکنان و نیز پیاده سازی، بازیابی، حفظ و نگهداری دانش به منزله ی دارایی های ناماموس سازمان استفاده کنند .(انصاری و همکاران، ۲۰۱۲).

موفقیت در به کارگیری مدیریت دانش، یکی از مهم ترین عوامل موفقیت سازمان ها در شرایط رقابتی و عصر دانایی است. اهمیت این موضوع به حدی است که شماری از سازمان ها، دانش موجود را اندازه گیری می‌کنند و به منزله ی سرمایه فکری سازمان و نیز شاخصی برای درجه بندی سازمان ها در گزارش های خود منعکس می‌کنند. این مؤسسه‌ ها، استقرار مدیریت دانش در سازمان را به منزله ی بخشی از استراتژی سازمان ضروری می دانند (خوانساری، ۱۳۸۴).

۲-۱-۷- ابزارهای مدیریت دانش
تلاش‌های زیادی برای تقسیم‏بندی ابزارهای مدیریت دانش صورت گرفته است. در کل می‏توان گفت یک نظر واحد در این زمینه وجود ندارد و هر یک از صاحب‏نظران مطابق نظر خود این تقسیم‏بندی را انجام داده ‏اند.
مدیریت دانش بیشتر از آنکه یک فناوری و یا محصول باشد یک متدولوژی است. با این وجود فناوری اطلاعات یک عنصر بسیار مهم برای موفقیت سیستم مدیریت دانش محسوب می‏ شود. مدیریت دانش به وسیله فناوری اطلاعات تسهیل می‏ شود اما خود فناوری اطلاعات، مدیریت دانش نیست. در واقع می‏توان گفت که پایه اصلی موفقیت مدیریت دانش در سازمان بر استفاده از تکنولوژی اطلاعات است (کیم و همکاران، ۲۰۱۴). سیستم‌های مدیریت دانش به کمک چند دسته تکنولوژی- که همگی ریشه در فناوری اطلاعات دارند- توسعه می‏یابند. ما در اینجا ابزارهای مدیریت دانش را به هفت دسته کلی تقسیم کرده‏ایم:
* همکاری: ابزارهای همکاری کمک می‏ کنند تا افراد، با هم روی یک کار محول شده به فعالیت بپردازند. افراد ممکن است در یک مکان فیزیکی و یا در مکان‌های مختلف باشند و کار ممکن است به صورت همزمان توسط افراد و یا به صورت غیرهمزمان انجام گیرد.
* نگاشت دانش: ابزارهای نگاشت دانش به تسخیر، تجسم و ذخیره دانش ساختارنیافته در قالب گراف‌های استاندارد – نه به صورت متنی- کمک می‏ کنند.
* داده کاوی و اکتشاف دانش: تولید دانش از اطلاعات، هدف اصلی ابزارهای داده کاوی و اکتشاف دانش هستند.
* بازیابی اطلاعات: ابزارهای بازیابی اطلاعات برای جستجو و بازیابی اطلاعات در محدوده کامپیوتر شخصی یک کاربر، مخزن و یا شبکه گسترده اطلاعات یک شرکت و یا اینترنت به کار گرفته می ‏شوند.
* سیستم‏های آموزش برخط: سیستم‏های آموزش برخط، سیستم‏های نرم‏افزاری مدیریت آموزشی هستند که نرم‏افزارهای ارتباطاتی و شیوه های برخط ارائه محتوای آموزشی را ترکیب می‏ کنند.
* مدیریت اسناد: سیستم‏های مدیریت اسناد الکترونیک، سازمان را برای خلق، مدیریت و توزیع اطلاعات مبتنی بر اسناد پشتیبانی می‏ کنند. این سیستم‏ها باعث کاهش هزینه‏ های تولید و توزیع مستندات می‌شود و دستیابی، بهنگام‏سازی و کنترل آن ها را بهبود می‏بخشد.
* حافظه سازمانی: هدف ابزارهای حافظه سازمانی تأمین اطلاعات مناسب برای رویه‏ های سازمانی است که نمی‏توانید آن ها را در جایی غیر از سازمان خود بیاموزید. واژگان فنی و اصطلاحات مخصوص سازمان شما، درسهای فرا گرفته شده از پروژه‏های سازمان و خط مشی‏ها و راهبردها نمونه‏ هایی از حافظه سازمانی هستند (جانسون و همکاران، ۲۰۱۳ ).

۲-۱-۸-عوامل اساسی موفقیت در مدیریت دانش

فاکتورهایی که در مدیریت دانش به عنوان عوامل موفقیت مطرح اند به چهار دسته تقسیم می‌شوند: تکنولوژی، فرآیندها، افراد، حفظ تعهدات استراتژیک (لیا،۲۰۰۸: ۹۷).