لزوم امضای سند در تعریف ماده ۱۲۸۴ق . م نیامده است . ولی ، نه تنها از اصول کلی حقوقی و عرف مسلم این رکن سند به خوبی استنباط می شود ، استقرار از شرایط اسناد در قوانین گوناگون نیز ضرورت امضا را ، به عنوان رکن اصلی سند ، تأیید می‌کند : از جمله ماده ی ۱۲۹۳ و مواد ۱۳۰۱ – ۱۳۰۴ ق . م ، ^[۵۲]، ماده ی ۲۲۳ ق . ت در شرایط برات ، ماده ی ۳۰۷ ق ، ت در بیان ارکان سفته ، ماده ی ۳۱۱ ق . ت . ‌در مورد چک ، مواد ۲۷۸ و ۲۷۹ ق . ا . ح ‌در مورد وصیت نامه ها ،^[۵۳] ، مواد ۶۳ و ۶۵ ق . ث . بدین عبارت : « امضای سند ، پس از قرائت آن به توسط طرفین معامله یا وکلای آن ها دلیل رضایت آن ها خواهد بود » … و مانند این ها . این احکام چندان تکرار شده و عرف مسلم چنان استقرار یافته است که هیچ تردیدی در لزوم و اهمیت امضای سند باقی نمی گذارد .

با وجود این ، در بعضی موارد خاص ، قانون‌گذار نوشته ی بی امضا را نیز معتبر شناخته است : ماده ی ۱۲۹۷ ق . م . اعلام می‌کند : « دفاتر تجارتی ‌در مورد دعوای تاجری بر تاجر دیگر ، در صورتی که دعوا از محاسبات و مطالبات تجارتی حاصل شده باشد ، دلیل محسوب می شود . مشروط بر این که دفاتر مزبوره مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد » و ماده ی ۱۲۹۸ می افزاید : « دفتر تاجر در مقابل غیر تاجر سندیت ندارد و فقط ممکن است جزء قرائن و امارات قبول شود ، لیکن اگر کسی به دفتر تاجر استناد کرد ، نمی توانند تفکیک کرده آنچه را که بر نفع اوست رد کند ، مگر آن که بی اعتباری آنچه را که بر ضرر او است ثابت کند » . از این حکم خاص نباید در باره ی رکن بودن امضا به تردید افتاد . زیرا ، قانون‌گذار بر پایه ی تشریفات و آثار این دفاتر ، ثبت واقعه یا طلب و تعهدی را در آن ، در حکم امضا دانسته و از داوری عرف هم در این زمینه دور نیفتاده است . وانگهی ، سندیت اعتباری دفاتر تجاری همانند سایر اسناد مطلق و کامل نیست ؛ اعتباری ناقص دارد که ویژه ی رابطه ی بازرگانان است و همین امر حکمی بودن سند را نشان می‌دهد . پس ، باید این فرض حقوقی را نیز در زیر مجموعه ی اسناد امضا شده آورد و در قاعده ی لزوم امضای سند تردید نکرد^[۵۴] .

همچنین است حکم ماده ی ۱۳۰۲ ق . م درباره ی اعتبار نوشته های بی امضا در حاشیه و ذیل و ظهر سندی که در دست ابراز کننده است و بی اعتباری تمام یا بخشی از آن را اعلام می‌کند ، چرا که بر مبنای اماره ی ناشی از محل وقوع نوشته چنین فرض می شود که امضا شده است^[۵۵] .

بند سوم- سند رسمی و عادی و نقش امضا در هرکدام :

فایده اصلی سند ، چنان که از نام آن نیز بر می‌آید ، اثبات وقایعی است که در آن می‌آید . پس طبیعی است که تقسیم اسناد بر مبنای توان اثبات کننده ی آن ها صورت پذیرد . این است که نخستین تقسیم معتبر در نظامهای حقوقی جدا کردن دو گروه رسمی و عادی است : ماده ۱۲۸۶ ق . م نیز در همین راستا اعلام می‌کند : « سند بر دو نوع است : رسمی و عادی » سایر تقسیم ها ، و میزان اعتبار تمام اسنادی که در مقام اثبات دعوا به کار می‌آید مانند سند اصلی و رونوشت و اسناد تنفیذ کننده در قانون مدنی نیامده و تنها از دفاتر تجارتی و اعلامهای حاشیه و ظهر اسناد نام برده شده است و اهمیت تقسیم سند به رسمی و عادی را ندارد ^[۵۶].

سند رسمی این امتیاز را دارد که به وسیله ی مأموران رسمی و با تشریفات ویژه ای تنظیم شود و از اعتبار و قدرت بیشتری برخوردار است ؛

ولی اعتبار سند عادی ناشی از امضای کسانی است که به اعلام و ثبت حقوق و تعهدات خود پرداخته‌اند . وصف مشترک هر دو گروه تابعیت از قوانین شکلی و ماهوی است : سند رسمی ، باید نزد مأمور رسمی و در حدود صلاحیت آن ها و بر طبق مقررات ویژه ی قانون تنظیم شود ( م ۱۲۸۷ ق . م ) و بسیاری از اسناد عادی نیز باید حاوی اعلامهای خاص باشد : مانند اسناد تجارتی برات و سفته و همچنین چک و وصیت نامه خود نوشت وسرّی .

باید این نکته را یادآور شد که رسمی بودن سند و احراز اصالت آن ، انتساب نوشته را به امضا کنندگان آن و وقوع رویدادهای ثبت شده را ثابت می‌کند ، ولی دلالتی بر نفوذ محتوای سند و روابط حقوقی ندارد . باید میان وجود عمل حقوقی و محتوای آن تفاوت گذارد . به بیان دیگر ، آنچه در اعتبار سند گفته می شود مربوط به مرحله اثبات است و سایه بر سر نفوذ محتوای سند و روابط حقوقی ندارد . باید میان وجود عمل حقوقی و محتوای آن تفاوت گذارد . به بیان دیگر ، آنچه در اعتبار سند گفته می شود مربوط به مرحله اثبات و سایه بر سر نفوذ و اعتبار عمل حقوقی موضوع آن نمی اندازد ؛ چنان که نمی توان ادعا کرد که ، چون سند رسمی است ، پس ‌شرکت‌نامه محتوای آن نیز نافذ است ؛ یا چون اصالت سفیر اثبات نشده است ، صادر کننده را باید مدیون خواهان دانست . ( کاتوزیان ، ماده ۱۲۸۸ ق،م)

بند چهارم- سند رسمی

– تعریف سند رسمی: ماده ۱۲۸۷ ق . م در تعریف سند رسمی می‌گوید : «اسنادی را که در اداره ی ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن ها و بر طبق مقررات قانونی ، تنظیم شده با سند، رسمی است» . از این تعریف سه رکن اصلی سند رسمی استخراج می شود ، بدین ترتیب :

1. 1. دخالت مأمور رسمی ؛

1. 1. صلاحیت مأمور رسمی ؛

1. رعایت مقررات قانونی: که حاصل کار مأمور رسمی و صالح زمانی صفت رسمی می‌یابد و قابل اعتماد می شود که رعایت مقررات قانونی شده باشد . قانون‌گذار ، در برابر امتیازهایی که به سند رسمی می‌دهد ، نسبت به شرایط تنظیم و ضمانت اجراهای کیفری و مدنی آن حساس است . شرایط تنظیم سند ، در عین حال که مربوط به صورت خارجی آن است ، تضمین کننده ی اصالت و درستی مفاد آن نیز هست و نباید آن ها را سرسری گرفت : به عنوان مثال ، امضای مأمور رسمی به معنی تصدیق و دادن گواهی ‌به این نکته است که آنچه در سند آمده است ، اعم از اعلامهای دو طرف یا شاهدان ، نزد او رخ داده است و مکتوب او نمودار واقعیت است . پس ، اگر مأمور رسمی از امضای صورت مجلس یا سند قرار داد یا اقرارنامه خودداری کند ، در واقع مبنای رسمی بودن سند را از طرف آن دریغ ‌کرده‌است . همچنین است امضای شاهدان معرف و تصدیق دو طرف قرارداد در اسناد تنظیم شده در محضر رسمی و تاریخ امضای سند … و مانند این ها^[۵۷].

بند پنجم– تنظیم سند در معامله ی به نمایندگی